^{Foto: Comundo}

Levinia Karises verfügt über einen Hochschulabschluss in Entwicklungsfinanzierung und ist seit 25 Jahren im Finanzmanagement des namibischen öffentlichen Dienstes tätig. Seit 2011 leitet sie als Finanzdirektorin die Finanzverwaltung des Ministeriums für Bildung, das den grössten Anteil des namibischen Staatshaushalts erhält. Im Gespräch mit Unité erläutert sie, wie die langjährige Zusammenarbeit mit der Schweizer NGO Comundo in der Praxis funktioniert. Die Unité-Mitgliedorganisation unterstützt das Ministerium insbesondere durch die Entsendung von Fachkräften, die als Mitarbeitende in lokalen Teams ihr Management-Wissen weitergeben und zu den Bemühungen des Ministeriums beitragen, die Effizienz und Effektivität zu steigern.

Welche Herausforderungen im Bereich Finanzmanagement beschäftigen Ihr Ministerium aktuell am stärksten?

Levinia Karises: Die zentrale Herausforderung besteht darin, Mittel freizusetzen, damit das Ministerium seinen Bildungsauftrag erfüllen kann: Chancengleichheit und gleichberechtigten Zugang zu Schulen zu gewährleisten sowie die Lese-, Schreib- und Rechenfähigkeiten unserer Lernenden zu verbessern. Das Ministerium erhält rund 28 Milliarden namibische Dollar (etwa 1,3 Milliarden Franken), was ungefähr 32 % des gesamten Staatshaushalts entspricht. Davon fliessen 56 % direkt in Personalkosten wie Gehälter und Sozialleistungen. Mit über 42 000 Beschäftigten haben wir es mit einem riesigen Datenbestand zu tun, der sich nur schwer durchgängig überwachen und analysieren lässt.

Wie geht das Ministerium damit um?

Wir haben zwei parallele Massnahmen eingeführt. Erstens eine jährliche landesweite Überprüfung der Gehaltsabrechnung: Mitarbeitende der Finanz- und Personalabteilung besuchen Schulen im ganzen Land persönlich, um zu verifizieren, ob jede auf der Gehaltsliste aufgeführte Person tatsächlich existiert und noch in ihrer Position tätig ist. Zweitens eine monatliche Überwachung der Lohnkosten: Lohndaten werden aus unserem Finanzmanagementsystem in eine Datenbank extrahiert, die automatisch Berichte erstellt und dabei doppelte Zahlungen, falsch ausbezahlte Zulagen sowie Ausgabentrends aufzeigt. Zusammen ermöglichen uns diese Instrumente, Unregelmässigkeiten frühzeitig zu erkennen und Mittel schrittweise freizusetzen. Diese Effizienzsteigerungen lohnen sich, denn jeder eingesparte Franken kann in den Kernauftrag investiert werden.

Wie haben die Comundo-Fachkräfte zu diesen Ergebnissen beigetragen?

Die Fachkräfte arbeiten über längere Zeiträume Seite an Seite mit unseren Mitarbeitenden, entwickeln gemeinsam Tools, schulen das Personal und verankern neue Arbeitsweisen in der täglichen Praxis. Die Erfolge sind das Ergebnis dieser gemeinsamen Arbeit. Als wir 2013 mit der Überprüfung der Lohnlisten begannen, wurde von der Aufzeichnung vor Ort bis zur Datenübertragung in Excel alles von Hand gemacht. Das war aufwändig, langsam, uneinheitlich und machte eine genaue Berichterstattung fast unmöglich. Die erste Schweizer Fachkraft, mit der ich zwischen 2014 und 2016 zusammenarbeitete, entwickelte ein standardisiertes Excel-Tool, mit dem Einträge direkt während der Überprüfung vor Ort gemacht werden können, und schulte Mitarbeitende in allen 14 Regionen Namibias. Plötzlich hatten wir digitalisierte Daten, die sich auswerten liessen. Von da an baute jede neue Fachkraft auf dem auf, was die vorige begonnen hatte. Zwischen 2019 und 2022 wurde eine Datenbank zur monatlichen Lohnkostenüberwachung entwickelt – es ist bis heute dasjenige Tool, das uns meiner Einschätzung nach am meisten Geld eingespart hat. Eine nachfolgende Fachkraft verlegte die Schulungen ins Internet, erreichte damit rund 100 Mitarbeitende zu einem Bruchteil der bisherigen Kosten und sorgte gezielt dafür, dass das Wissen bei uns bleibt, nachdem sie abreiste. Heute führen wir die Lohnüberprüfung vollständig eigenständig durch, und unser Ansatz wurde inzwischen von anderen Ministerien übernommen.

Haben Sie ein weiteres konkretes Beispiel?

Ein weiteres gutes Beispiel ist das Projekt zur Effizienzsteigerung bei den Versorgungskosten in der Region Kavango East. Zwischen 2022 und 2024 analysierte eine Comundo-Fachkraft die Betriebskosten der Schulen in dieser Region systematisch. Dabei kamen unnötige Ausgaben ans Licht: Schulen zahlten Anschlussgebühren für Strom, den sie gar nicht nutzten, erhielten Rechnungen für nicht funktionierende Telefonanschlüsse, verloren erhebliche Wassermengen durch undichte Leitungen und bezahlten in einigen Fällen für mehr Internetbandbreite, als sie tatsächlich erhielten. Die Umstellung von herkömmlichen auf Prepaid-Stromzähler führte zu einer durchschnittlichen Ausgabenreduktion von 55 % – das sind rund 1,5 Millionen namibische Dollar jährlich! Die Kündigung ungenutzter Festnetzanschlüsse sparte zusätzlich über 300 000 Dollar pro Jahr ein. Aufgrund dieses Erfolges haben wir den Ansatz mittlerweile landesweit eingeführt.

Was schätzen Sie besonders an der Zusammenarbeit mit den Comundo-Fachkräften?

Die meisten Fachkräfte bringen jahrzehntelange Berufserfahrung mit, also fundiertes, praktisches Wissen, das uns hilft, konkrete Lücken zu schliessen. Entscheidend ist dabei ihre Haltung: Sie kommen nicht mit vorgefertigten Lösungen, sondern arbeiten gemeinsam mit unseren Mitarbeitenden daran, Probleme zu analysieren, Tools zu entwickeln und Systeme aufzubauen, die wir schliesslich selbst betreiben können. Sie nehmen eine beratende, keine bestimmende Rolle ein. Die Entscheidungen liegen stets bei uns, aber sie liefern die technische Grundlage, um diese Entscheidungen fundiert treffen zu können.

Gibt es auch Schwierigkeiten bei dieser Art der Zusammenarbeit?

Eine Herausforderung sind vorzeitige Abgänge: Verlässt eine Fachkraft ihren Posten vor Vertragsende, verlieren laufende Projekte an Schwung. Eine weitere ist struktureller Natur: In einigen Regionalbüros haben sich Mitarbeitende zu sehr auf die Fachkräfte verlassen, anstatt das gegenseitige Lernen in den Vordergrund zu stellen. Wenn diese Erwartung von Anfang an klar kommuniziert wird, funktioniert die Zusammenarbeit in der Regel gut – aber sie entsteht nicht überall von selbst.

Korrigendum: In der Printversion von Praxis Nr. 21 steht im Titel dieses Interviews fälschlicherweise «Milliarden» statt «Millionen». Für diesen Fehler entschuldigen wir uns.